术业专攻

高效排版与规范指南

——学位论文写作的Word实战技巧

引言

格式错乱

编号失控

页眉页脚“叛逆”

多少学子在答辩前夜抓狂？

别让排版拖累学术光芒！

掌握Word高效排版技巧

3分钟告别熬夜改格式

让导师眼前一亮的规范指南

亟待领取！

主 讲 人

黄思慧，副研究馆员，技术支持部副主任（主持工作）。研究方向为科学计量。

内

容

回

顾

研究生学位论文是研究生在导师指导下从事科学研究或技术创新结果的报告和总结。为了统一写作标准，保证论文的规范性和独创性要求，提高论文撰写水平和促进国内外技术交流与成果应用，特制定《东南大学研究生学位论文格式规定》。本规定涉及学位论文的一般格式和顺序、有关学位论文的印刷格式等相关内容。

下载网址：https://seugs.seu.edu.cn/main.htm

下面为使用Word进行学位论文写作排版的实战技巧。

一、设置保存时间

使用Word的“保存时间”功能可自动定时保存文档，避免意外崩溃导致内容丢失，为重要文件提供双重保险。

1) 点击“文件”选项卡 → 左下角“选项”→ 选择“保存”栏

2) 勾选“保存自动恢复时间间隔”→ 输入恰当时间（案例建议5/10分钟）

设置界面如下图所示。

二、布局和页边距

自定义页边距和分栏布局，快速实现专业级排版，满足学术论文、商业报告的格式规范。

1) 点击“布局”选项卡 → 点击“页面设置”

2) 将“页边距”改为“上、下：2cm；左、右：2.5cm”

3) 将“纸张方向”设置为“纵向”

设置界面如下图所示。

三、样式设置

1.标题与正文样式设置

通过调整文章标题与正文的样式使得论文条理清晰、清晰明了、便于阅读。

1. 标题文字样式设置：

1) 点击“开始”选项卡 → “样式”组选择“标题1”

2) 设置字体样式为“黑体、3号、居中、加粗”

3) 选择标题→“样式”栏中点击“标题1”→右键“更新标题1以匹配所选内容”

4) 重复以上步骤，依次修改各标题文字样式

2.正文文字样式设置：

1) 点击“开始”选项卡 → “样式”组右下角箭头 → 选择“新建样式”

2) 在弹出的对话框中：中文格式设置为：“宋体、小四”，西文格式设置为：“Times New Roman”

3) 点击左下角“格式选项卡”，“缩进”栏设置“首行缩进2字符”，“间距”栏设置“多倍行距”（1.2/1.5倍）

4) 全选论文正文 → 点击“论文正文”样式选项卡

设置界面如下图所示。

2.论文导航窗格设置

使用Word“导航窗格”设置可通过标题层级可视化导航，支持章节拖拽重组，也可以快速切换至特定章节部分，提高工作效率。

1) 点击“视图”栏 → 勾选“导航窗格”

2) 选择章节标题 → 点击“开始”栏 → “段落”组右下角箭头

3) 在弹出的对话框中，将“大纲级别” 设为1级

4) （重复以上步骤）依次设置章节级别

3.目录样式生成

自动生成可交互目录，点击跳转章节，更新同步零误差，告别手动排版。

“引用”栏

2) 点击“目录”选项卡 → 选择心仪目录样式

4.分隔符设置

精准插入分页符/分节符，实现内容模块化分割，多栏排版、页眉差异化设计更灵活。

1) 将光标放置于“目录”“致谢”“参考文献”“布局”栏 →点击“分隔符”选项卡

2) 在弹出的对话框中：选择“分节符”中“下一页”选项

3) 分别将光标放置于“摘要”“布局”栏 →点击“分隔符”选项卡

4) 在弹出的对话框中：选择“分节符”中“奇数页”选项

设置界面如下图所示。

5.页眉和页脚设置

统一添加页码、版权声明及章节标题，增强格式规范专业性，支持奇偶页独立设计。

1.页眉设置

1) 将光标放置于特定页码

2) 双击页面底部或在界面上方点击“页面”栏 → 点击“页眉和页脚”选项卡

3) 取消界面上方“链接到前一节”选项

4) 点击“页码”选项卡 → 点击“页面底端”→ 选择“普通数字2”

5) 点击“页码”选项卡 → 点击“设置页码样式”

6) 在弹出的窗口中：将“编号格式”改为大写罗马样式 、勾选“起始页码”

2.页脚设置

1) 将光标放置于奇数页“页面”栏 → 点击“页眉和页脚”选项卡

“链接到前一节”选项取消

3) 点击“文档部件”,在弹出的窗口中：选择域名“StyleRef”、 样式名“标题1”

4) 将光标放置于偶数页,输入“东南大学博士学位论文”等特定页眉标题

设置界面如下图所示。

四、表格和图片设置

1.表格和图片样式设置

使用Word中的样式功能可以方便快捷地完成论文表格和图片格式设置，不仅能确保全文格式统一，还能在后期修改时实现批量调整，大大提高工作效率。

1.表格文字样式创建

1) 点击“开始”选项卡 →“样式”组右下角箭头 → 选择“新建样式”

2) 在弹出的对话框中：命名为“表格文字”

设置字体比正文小一号（如正文是小四，表格文字设为五号）

3) 点击“格式”→ “段落”，行距选择“单倍行距”，在“缩进和间距”中取消首行缩进

2.表格标题样式优化

1) 方法同上，新建“表格标题”样式

2) 在段落设置中勾选“与下段同页”（表格标题必须与表格保持在同一页，此设置能避免表格跨页时标题单独留在前一页的情况）

3.图片样式设置

1) 新建“图片”样式

2) 段落对齐方式为“居中”

3) 勾选“与下段同页”选项，确保图片与图名同页

设置界面如下图所示。

2.表格和图片的引用

使用引用功能可以避免因内容调整表格和图片顺序、位置而导致的编号混乱问题，实现自动更新。

1.插入题注标准流程

1) 选中表格或图片

2) 点击“引用”选项卡 →“插入题注”

3) 在对话框中选择合适的标签（表/图）

4) 设置编号格式（建议使用阿拉伯数字）

2.交叉引用技巧

1) 在正文需要引用的位置点击“引用”→“交叉引用”

2) 选择引用类型和具体题注

3) 引用内容选择“仅标签和编号”

设置界面如下图所示。

3.文档结构调整完成后，在引用处右键 → “更新域”，即可自动更新，包括题注编号和交叉引用。

五、批量修改技巧

1.删除多余换行符

在复制其他文件或网页内容后容易出现很多多余的换行符，使用查找替换功能可以实现高效删除。

1) 选中需要修改的段落，按Ctrl+H打开查找替换对话框

2) “查找内容”选择“特殊格式”下拉列表中的“段落标记”

3) “替换为”无需输入内容，点击“全部替换”即可

专业建议：分页请使用“布局” → “分隔符” → “分页符”，这样无论前面内容如何修改，分页位置都会保持不变

2.参考文献脚注

学术论文通常要求脚注编号使用带方括号的上标，如[1]。但使用“引用” → “插入脚注”功能生成的上标通常只有数字编号，需将其批量修改为带有方括号的数字编号。

1) 按Ctrl+H打开查找替换对话框

2) “查找内容”选择“特殊格式”下拉列表中的“脚注标记”

3) 在“替换为”输入“[ ]”，方括号中的内容选择“特殊格式”下拉列表中的“查找内容”，点击“全部替换”即可

设置界面如下图所示。

3.特殊内容批量上下标

在使用化学分子式、商标等需要上下标的特殊内容时，也可以使用批量替换。

六、公式排版技巧

学术论文通常要求公式居中对齐、编号右对齐。可以通过插入表格创建模板完成格式设置。

1.插入一个3列表格

第1列：设置固定宽度用于缩进

第2列：插入公式，设置居中

第3列：使用“引用” → “插入题注” → “公式”插入编号，设置右对齐

2.将表格边框和底纹设置为无

3.将设置好的公式保存为“自动图文集”

1) 选中整个表格